Por Dila Maria Pimenta

A economia brasileira mudou bastante nos últimos cinco anos e em tempos de preparação para um novo milênio, onde a informação, digitalizada ou não, será essencial, que tal rever métodos e procedimentos sedimentados durante todo este século?

Um passo simples e importante neste sentido é melhorar os controles de custos e despesas. Este controle ou anda meio esquecido ou ainda não foi bem absorvido pelos varejistas. A maioria das empresas varejistas começou com alguém cujo talento comercial era inegável e que foi crescendo, crescendo até se tornar uma empresa madura. E aí é que os problemas começam. A nova e madura empresa não está preparada estruturalmente para acompanhar e analisar custos e despesas. Geralmente, são feitas apenas anotações em papéis, que, muitas vezes acabam desaparecendo, ou são guardadas notas de compras, sem se saber bem sua utilidade.

Vamos tentar clarear, então, um pouco este ponto. Tanto preços de venda quanto decisões diárias necessitam de informações de custos e despesas. Como saber se o preço de venda é suficiente para pagar as despesas fixas ou se a margem bruta é a desejada, senão por meio de controles objetivos e atualizados? E não é difícil fazê-los. Basta:

1. Guardar todas as notas fiscais e anotar todas as despesas feitas, mesmo aquelas pequenas, que parecem sem importância, mas que somadas, muitas vezes, são como aquele balde cheio de água caída de uma torneira pingando sem parar;

2. Organizar e manter atualizados os dados contidos nas fontes de informação acima em planilhas simples que, forneça, em um modelo básico, totais mensais de Receitas, Custos e Despesas, separando despesas em fixas e variáveis para cálculo posterior da Margem de Contribuição (valor que mostra quanto do Faturamento está sobrando para pagar as despesas fixas: aluguel, salários, energia etc);

3. Utilizar estes controles para tomada de decisão de: fixação de preços de vendas, controle de desperdícios, melhoria dos procedimentos administrativo-operacionais, aumento da lucratividade etc.

Não é fácil? À primeira vista, pode parecer um pouquinho complicado, mas o segredo é começar devagar. Não adianta tentar organizar tudo de uma vez. Estabeleça etapas para organizar e controlar. Comece com controle dos grandes totais de Receitas, Custos e Despesas, depois vá sub-dividindo estes grandes grupos até ter completa visão do que ocorre na sua Empresa. Você vai ver como suas decisões diárias serão facilitadas e mais rápidas, afinal, invertendo o ditado popular: só se conhece bem o que se controla bem.

Dila Maria Pimenta
Economista e Consultora de Custos